SUOMEN LATU Inkeroisten Latu

Tietosuojaseloste

Yhdistyspolku-jäsentietojärjestelmä ja Jäsenpolku-itseasiointi

Tämä tietosuojaseloste kuvaa, miten käsittelemme henkilötietojasi Jäsentietojärjestelmässämme. Tietosuojaseloste perustuu EU:n tietosuoja-asetuksen (2016/679, General Data Protection Regulation, ”GDPR”) rekisteröityjen informointivelvoitteeseen sekä kansalliseen tietosuojalakiin (1050/2018)

1. Yhteisrekisterinpitäjät

Jäsentietojärjestelmämme (”Yhdistyspolku”) sekä sen itseasiointipalvelussa (“Jäsenpolku”) tietosuoja-asetuksen mukaisina yhteisrekisterinpitäjinä eli yhteisvastuussa henkilötietojesi käsittelystä toimivat:

Suomen Latu ry (jäljempänä Suomen Latu)

  • Y-tunnus: 0202192-1
  • Osoite: Paavo Nurmen Tie 1, 00250 Helsinki

Jäsenyhdistys:

  • Inkeroisten Latu ry.
  • Y-tunnus 1608167-7
  • Osoite: Honkatie 12, 46900 Inkeroinen

2. Yhteydenotot tietosuoja-asioissa

Asioinnin ja yhteydenottojen osalta rekisteröityjä palvelee ensisijaisesti Suomen Ladun jäsenpalvelu.

  • Sähköposti: jasenpalvelu@suomenlatu.fi
  • Puhelin: 09 8567 7450

Vaikka Suomen Latu hoitaa ensisijaisen palvelun, voit asioida kumman tahansa rekisterinpitäjän kanssa tietosuoja-asioissa.

Inkeroisten Latu ry:n yhteystiedot:

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Käsittelemme henkilötietoja seuraavia tarkoituksia varten:

  • Yhdistyslain mukaisen jäsenluettelon ylläpitäminen (jäsenrekisteri)
  • Jäsenyyksien hallinta ja jäsenmaksujen laskutus
  • Jäsenyhdistyksen sääntöjen mukaisen toiminnan toteuttaminen ja muut yhdistystoiminnassa tarpeelliset toimet
  • Viestintä ja markkinointi jäsenistölle sekä toiminnastamme kiinnostuneille henkilöille
  • Tapahtumien hallinta
  • Jäsenlehtien (kuten Latu&Polku-lehden) postitus

Käsittelyn oikeusperuste voi olla: Rekisteröidyn suostumus, sopimus, yhdistyslain mukainen lakisääteinen velvoite sekä rekisterinpitäjän oikeutettu etu.

4. Käsiteltävät henkilötiedot

Käsittelemme jäsenyhdistyksen jäseniin, yhteyshenkilöihin, ohjaajiin, valmentajiin, luottamushenkilöihin, jäsenyydestä ja toiminnasta kiinnostuneisiin henkilöihin sekä muihin toimintaan liittyviin henkilöihin kohdistuvia tietoja. Rekisteri voi sisältää seuraavia tietoja:

  • Henkilön perustiedot: nimi, osoite, yhteystiedot, kotipaikka, syntymäaika ja sukupuoli.
  • Jäsenyyksiin ja jäsenmaksuihin liittyvät tiedot.
  • Tiedot ohjaajana tai valmentajana toimimisesta.
  • Luottamustoimia ja -tehtäviä koskevat tiedot.
  • Myönnettyjä ansiomerkkejä ja huomionosoituksia koskevat tiedot.
  • Tapahtumiin ilmoittautumiset ja niihin liittyvät lisätiedot.
  • Uutiskirjeiden ja julkaisujen (esim. Latu&Polku) tilauksia sekä vapaakappaleiden saajia koskevat tiedot.
  • Rekisteröidyn itse ilmoittamat jäsenyyteen ja toimintaan liittyvät tiedot.

5. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötiedot kerätään pääsääntöisesti rekisteröidyltä itseltään jäseneksi liittymisen, tapahtumiin ilmoittautumisen tai muun yhdistyksen toimintaan osallistumisen yhteydessä. Tietoja syntyy myös jäsenyyden aikana (esim. maksu-, ohjaaja- ja osallistumistiedot).

6. Tietojen luovutukset ja siirrot EU/ETA-alueen ulkopuolelle

  • Suomen Latu tai jäsenyhdistys voivat käyttää kolmansia osapuolia (alihankkijoita), jotka käsittelevät tietoja Suomen Ladun lukuun. Aina kun kolmansien osapuolien tuottamia teknisiä järjestelmiä tai muita käsittelijöitä käytetään, kyseessä on henkilötietojen luovutus.
  • Tietoja luovutetaan esimerkiksi tietojärjestelmätoimittajille, jäsenlehtien postitukseen sekä Postin tarjoaman osoitepäivityspalvelun toteuttamiseksi.
  • Myös Suomen Ladun ja jäsenyhdistyksen välillä tapahtuu tietojen luovutus aina kun jompikumpi osapuoli tallentaa tietoja yhteiseen jäsentietojärjestelmään.
  • Henkilötietoja ei siirretä säännönmukaisesti Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

7. Tietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään enintään niin kauan kuin henkilön jäsenyys on voimassa. Jäsenyyden päättymisen jälkeen tietoja säilytetään vain sen ajan ja siltä osin, kuin se on tarpeen laskutuksen tai kirjanpitolain vuoksi (esim. kirjanpitoaineistoa säilytetään 6 vuotta). Muiden kuin jäsenten tiedot, muun muassa sähköpostilistojen tilaajat ja tapahtumailmoittautumistiedot, säilytetään yhden kalenterivuoden ajan tilauksen tai tapahtuman päättymisestä.

8. Yhteisrekisterinpitäjyyden vastuunjako

Suomen Latu ja jäsenyhdistys vastaavat henkilötietojen käsittelystä yhteisesti seuraavan vastuunjaon mukaisesti:

  • Suomen Latu ylläpitää jäsentietojärjestelmää ja huolehtii sen tietoturvasta ja käyttöoikeuksien hallinnasta. Suomen Latu vastaa ensisijaisesti rekisteröityjen pyyntöihin vastaamisesta (esim. tietojen tarkastusoikeus) ja tekee mahdolliset ilmoitukset valvontaviranomaiselle.
  • Jäsenyhdistys vastaa siitä, että se kerää ja käyttää tietoja lainmukaisesti omaan toimintaansa ja viestintäänsä. Jäsenyhdistys vastaa myös siitä, että tietosuojaseloste tuodaan rekisteröityjen saataville, kun tietoja kerätään.

9. Tietojen suojaus

Henkilötietoja käsitellään luottamuksellisesti. Jäsentietojärjestelmän käyttöoikeudet on rajattu vain niille henkilöille, joiden tehtävät edellyttävät tietojen käsittelyä. Suomen Latu hallinnoi järjestelmän käyttöoikeuksia ja myöntää yhdistyksen käyttöoikeudet yhdistyksen nimeämille luottamushenkilöille. Kumpikin osapuoli toteuttaa tarvittavat tekniset ja organisatoriset turvallisuustoimenpiteet tietojen suojaamiseksi. Jäsenyhdistys on sitoutunut noudattamaan Suomen Ladun laatimaa tietoturvaohjeistusta.

10. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus:

  • Saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä ja tarkastaa itseään koskevat tiedot (tarkastusoikeus).
  • Vaatia epätarkan tai virheellisen tiedon oikaisemista tai täydentämistä.
  • Vaatia tietojensa poistamista (”oikeus tulla unohdetuksi”), mikäli käsittelylle ei ole enää laillista perustetta.
  • Vaatia käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä (esim. suoramarkkinoinnin kielto).
  • Siirtää tiedot järjestelmästä toiseen.
  • Peruuttaa antamansa suostumus, mikäli käsittely perustuu suostumukseen.

Kaikki yllä mainittuja oikeuksia koskevat pyynnöt pyydetään ohjaamaan ensisijaisesti Suomen Ladun jäsenpalveluun jasenpalvelu@suomenlatu.fi.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Mikäli katsot, että henkilötietojesi käsittelyssä rikotaan tietosuojalainsäädäntöä, sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle (www.tietosuoja.fi).